Deze openbare handleiding beschrijft Workflow & Taken en, voor Accountancy Hub, ook Deadlines & Overzicht en Klanten & Dossiers. Er worden via deze pagina geen e-mailadressen verzameld. Supporttickets via Escaleren lopen binnen uw SaaS-account; zie ook ons Privacybeleid.

1. Inleiding en doelstelling

Wat is de module Workflow & Taken?

Workflow & Taken is de operationele kern van Value Financial. De module is ontworpen om het coördinatieproces rondom periodesluitingen — maandafsluiting, kwartaalafsluiting, jaarafsluiting — en de doorlopende finance-operatie te structureren, bewaken en aantoonbaar te maken.

De module vervangt de combinatie van Excel-checklists, e-mailketens en losse afspraken door één centrale werkruimte waar alle betrokken gebruikers in realtime zien wat er moet gebeuren, wie het doet, wanneer het klaar moet zijn en of het correct is geaccordeerd.

Voor wie is deze module?

• Controller / financieel manager: Coördineert de periodesluiting en bewaakt de voortgang van alle taken.
• Medewerker: Voert taken uit en meldt ze af, escaleert indien nodig.
• Reviewer / accordeur: Controleert en accordeert risicovolle taken.
• CFO / directeur: Heeft real-time inzicht in de status van de periode via het Cockpit-tabblad.
• Teamleider accountancy: Bewaakt dossierplanning over meerdere klanten en stuurt op reviewdiscipline.

Verschil in opbouw en werkwijze: bedrijven vs. accountancy

• Bedrijven: De module wordt meestal ingericht voor één interne finance-keten (medewerker → controller → CFO), met focus op periodestatus, interne afstemming en managementrapportage.
• Accountancykantoren: Dezelfde module wordt ingericht voor meerdere klantdossiers tegelijk, met focus op standaardisatie per klant, consistente review en zicht op voortgang per klant én per medewerker.
• Wat gelijk blijft: Werkdaglogica (WD), eigenaarschap per taak, 4-ogen accordering en audit trail vormen in beide situaties de basis.

Wat lost de module op?

2. Begrippen en definities

• Afsluitperiode: De maand (of het kwartaal/jaar) waarvoor taken worden aangemaakt en bewaakt. Elke taak is gebonden aan één afsluitperiode.
• Werkdag (WD): Elke dag van maandag tot en met vrijdag, met uitzondering van Nederlandse feestdagen en eventuele aanvullende ingestelde vrije dagen.
• WD+N (werkdag in de periode): Bijv. WD+1 is de eerste werkdag van de afsluitmaand. WD+3 is de derde werkdag.
• WD-N (werkdag vóór start van de periode): Bijv. WD-1 is de laatste werkdag vóór de eerste dag van de afsluitmaand.
• Cyclussleutel (cycleKey): De unieke identificatie van een afsluitperiode, in het formaat YYYY-MM (bijv. 2026-08) of YYYY-Q1.
• Taak-ID: Uniek, vast ID (bijv. T_01). Dit ID blijft ongewijzigd en wordt gebruikt in escalaties, rapportages en audit trails.
• Risico-label: Een indicatie (Laag, Gemiddeld of Hoog) die mede bepaalt of een 4-ogen check verplicht is en hoe de AI de taak prioriteert.
• Status: De fase van een taak (Nog niet gestart, In uitvoering, Wacht op accordering, of Afgerond).
• 4-ogen check: Een verplichte goedkeuring door een tweede gebruiker (de reviewer) voordat een taak met een Hoog risico kan worden afgerond.

3. Navigeren naar de module

1. Log in op app.valuefinancial.nl.
2. Klik in de linkernavigatie op Workflow & Taken (pictogram: lijstje met vinkjes).
3. De module opent standaard op het tabblad Cockpit.

4. De subtabs

De module is verdeeld in subtabs bovenaan het scherm:

1. Cockpit: Het managementoverzicht. Toont open/achterstallige taken, uw persoonlijke focuslijst en een algemene samenvatting. Ideaal voor de dagelijkse check-in.
2. Taken: De operationele werkvloer. Hier staan alle taken van de actieve periode. U kunt hier taken aanmaken, bewerken, filteren en weergaves wisselen (Lijst, Kanban, Kalender).
3. Hulp & Q&A: Uitgebreide antwoorden op veelgestelde vragen, doorzoekbaar op trefwoord en categorie.
4. Checklist: Een praktische stap-voor-stap gids voor een gestructureerde periodesluiting (lokaal opgeslagen in uw browser).
5. Dossierstatus (accountancy-werkwijze): Toont de voortgang per klant en per medewerker. Hiermee bewaakt u meerdere klantdossiers parallel zonder de operationele takenweergave te verlaten.

5. Afsluitperiode instellen

De actieve afsluitperiode bepaalt voor welke maand taken worden getoond en aangemaakt.

1. Kijk bovenaan de module naar de balk Werkt in afsluitperiode.
2. Klik op de Jaar-dropdown en selecteer het gewenste jaar.
3. Klik op de Maand-dropdown en selecteer de gewenste maand.
4. De takenlijst filtert automatisch.

6. Taken aanmaken

Handmatig een taak aanmaken

1. Klik rechtsboven op de goudkleurige knop Nieuwe Taak.
2. Vul de verplichte velden in:
   • Omschrijving: Een actiegerichte naam (bijv. "Bankafstemming afronden").
   • Werkdag: De code (bijv. WD+1, WD-2) of een vaste datum.
   • Risico: Laag, Gemiddeld of Hoog.
   • Categorie: Periodesluiting, Doorlopend, Kwartaal of Jaar.
3. Vul optionele velden in (Eigenaar, Reviewer, Entiteit, Afhankelijkheden, Notities).
4. Klik op Taak opslaan.

Taken importeren via CSV

1. Klik op Meer (het tandwiel-menu rechtsboven).
2. Kies Taken importeren (CSV).
3. Download de voorbeeldtemplate.
4. Vul uw taken in. Verplichte kolommen zijn: omschrijving, workday, risk, en frequentie.
5. Upload het CSV-bestand en bevestig de import.

7. Taken bewerken en opvolgen

Een taak bewerken

Klik op de taaknaam of op de knop Acties om het detailpaneel te openen. Wijzigingen worden direct opgeslagen wanneer u een veld verlaat.

Status wijzigen

Wijzig de status via de dropdown in de takenlijst of via het detailpaneel.
Verloop: Nog niet gestart → In uitvoering → Wacht op accordering → Afgerond.

Deadline doorschuiven (+1 werkdag)

Klik in de takenlijst naast de deadline-badge op +1 WD om de deadline met één werkdag op te schuiven. Voor langere verlengingen gebruikt u Deadline doorschuiven in het detailpaneel.

Checklist & Bijlagen

In het detailpaneel kunt u via de tabbladen Checklist (voor substappen) en Bijlagen (voor PDF's, Excel, screenshots) extra informatie aan de taak toevoegen.

8. Status en werkdag-logica begrijpen

Wanneer u een taak aanmaakt met WD+3 voor augustus 2026:

1. De 1e kalenderdag is zaterdag 1 augustus.
2. De eerste drie werkdagen (ma-vr, excl. feestdagen) zijn 3, 4 en 5 augustus.
3. De deadline wordt automatisch ingesteld op woensdag 5 augustus.

Value Financial houdt automatisch rekening met nationale feestdagen en eventuele extra vrije dagen die uw beheerder heeft ingesteld.

Stoplicht-indicator

• 🟢 Groen: Taak is afgerond.
• 🟠 Oranje: Taak is open/in uitvoering, deadline is nog niet verstreken.
• 🔴 Rood: Taak is achterstallig (deadline verstreken).

9. Filters en zoekmogelijkheden

• Snelfilters: Boven de takenlijst vindt u knoppen voor Mijn taken, Achterstallig, Deze week, en Wacht op mij.
• Categoriefilters: Filter op Periodesluiting, Doorlopend, Kwartaal of Jaar.
• Zoeken: Gebruik het zoekveld Zoek op taak... om op ID of trefwoord te zoeken.
• Uitgebreid filteren: Klik op Meer filters voor filters op Eigenaar, Reviewer of Risico. Gebruik Wis om alles te resetten.

10. Kanban- en Kalenderweergave

Kanban-weergave

Biedt een visueel overzicht met vier kolommen (Nog niet gestart, In uitvoering, 4-Ogen Check, Afgerond).

• Klik op Kanban in de weergaveselector rechtsboven.
• Sleep kaarten om de status te wijzigen (blokkerende taken of verplichte accorderingen kunnen het slepen naar Afgerond beperken).
• Let op: Beschikbaarheid is afhankelijk van uw actieve pakket.

Kalenderweergave

Toont taken op hun deadline in een wekelijks of maandelijks raster.

• Klik op Kalender in de weergaveselector.
• Kleurcodering weerspiegelt het risico en de status (Goud = Gemiddeld, Rood = Hoog/Achterstallig, Groen = Afgerond).

11. 4-ogen check en accordering

1. De eigenaar zet de taak op Wacht op accordering.
2. De reviewer ontvangt een notificatie, controleert het werk en klikt op Accorderen.
3. De status wordt Afgerond en dit wordt gelogd in de audit trail.

12. Afhankelijkheden en Escalatie

Afhankelijkheden

Als een taak pas mag starten na afronding van een andere taak, stelt u een Afhankelijkheid in. De geblokkeerde taak toont een waarschuwingsbanner en de status kan niet worden gewijzigd tot de voorganger is afgerond.

Escalatie naar support

Loopt een taak vast?

1. Open de taak en klik op Escaleren (reddingsboei-pictogram).
2. Beschrijf het probleem en klik op Ticket aanmaken.
3. Dit koppelt een supportticket aan de taak binnen uw account, zodat de controller direct op de hoogte is. (Geen marketing- of nieuwsbriefaanmelding.)

13. Templates gebruiken

Sla standaardsets van taken op voor hergebruik.

1. Klik op Meer → Templates.
2. Kies een template (bijv. "Standaard maandafsluiting") en bekijk de preview.
3. Klik op Template toepassen.

Alle taken worden direct in de actieve periode klaargezet met berekende deadlines. Via Nieuw template kunt u zelf reeksen opslaan.

14. AI-functies en Auto-Close

AI-Prioritering

Klik op de groene knop Wat moet ik nu doen? in de Cockpit. De AI geeft u een persoonlijke, geprioriteerde actielijst op basis van achterstalligheid, risico's en blokkades.

AI Control Tower

Gebruikers met het juiste actieve pakket kunnen doorklikken naar de AI Control Tower voor anomaliedetectie en prognoses van de afsluitduur.

Auto-Close

Via Meer → Auto-Close kunt u instellen dat bepaalde taken (bijv. overtijd en laag risico) automatisch worden afgesloten. Let op: Dit overschrijft nooit een verplichte 4-ogen check.

15. Audit trail, Rapportage en Rechten

• Audit trail: Elke statuswijziging, verlenging en accordering wordt gelogd (wie, wat, wanneer). Bekijk dit via Meer → Audit trail of de Historie-tab van een taak.
• Rapportage: Exporteer uw periodestatus via Meer → Rapportage naar CSV, Excel of PDF.
• Rechten: Eigenaren en Controllers kunnen alles aanmaken en accorderen. Medewerkers kunnen alleen eigen taken bewerken. Reviewers kunnen enkel accorderen. Een gebruiker kan nooit zowel eigenaar als reviewer van dezelfde taak zijn.

16. Veelgestelde vragen (FAQ)

• Ik zie geen taken in de lijst. Controleer of de juiste afsluitperiode is geselecteerd. Wis eventueel actieve filters.
• Mijn werkdagdeadline klopt niet. Controleer de periode en de ingestelde feestdagen (Systeembeheer → Instellingen → Werkdagen).
• Ik kan een taak niet afronden. Dit komt vaak door een openstaande afhankelijkheid of omdat een andere reviewer moet accorderen.
• Kan ik Kanban gebruiken? Dit is afhankelijk van uw actieve pakket (te controleren onder Gebruikers & Licentie).
• Ik zie Deadlines & Overzicht / Klanten & Dossiers niet. Die modules horen bij Accountancy Hub. Controleer onder Gebruikers & Licentie of de Hub actief is.
• Waarom staat er €1,00 per dossier op de factuur? De Hub bevat de modules; actieve klantdossiers zelf tellen apart (€1,00/mnd). Namen staan in de dossierspecificatie, niet op de Stripe-regel.

17. Tips voor optimaal gebruik

18. Deadlines & Overzicht (Accountancy)

Deadlines & Overzicht is het kantoorscherm voor Accountancy Hub. U ziet in één oogopslag hoeveel dossiers actief zijn, waar Wwft-aandacht nodig is en hoeveel workflow-taken openstaan. De module is inbegrepen bij Accountancy Hub (€24,95/mnd excl. BTW), samen met Workflow & Taken en Klanten & Dossiers.

Waar vindt u de module?

1. Log in op app.valuefinancial.nl.
2. Klik in de linkernavigatie op Deadlines & Overzicht.
3. Bovenaan staat uitleg onder Hoe werkt deze module?

Wat ziet u op het scherm?

• KPI Actieve dossiers: aantal klantdossiers in dit kantoor (bron: Klanten & Dossiers).
• KPI Wwft-aandacht: dossiers die nog UBO/PEP/risico-aandacht vragen (of “Alles op orde”).
• KPI Open taken: openstaande taken uit Workflow & Taken in de workspace.
• Tabel Dossierstatus kantoor: overzicht per klant (naam, bron, Wwft-status, dossierstatus) met snelle link naar Klanten & Dossiers.

Hoe werkt de doorwerking?

• Dossiers die u hier ziet, komen live uit Klanten & Dossiers.
• Open taken komen live uit Workflow & Taken.
• Uw taak hier: KPI’s bewaken, dossierstatus scannen en doorklikken naar Klanten & Dossiers of Workflow voor de uitvoering.

19. Klanten & Dossiers (Accountancy)

Hier beheert u de klantdossiers van het kantoor. Elk dossier is een klantrelatie met eigen dataruimte — los van uw kantoor-entiteit in de licentie. De module zelf zit in Accountancy Hub; elk actief klantdossier telt €1,00/mnd (excl. BTW) op de Stripe-factuur.

Waar vindt u de module?

1. Log in op app.valuefinancial.nl.
2. Klik in de linkernavigatie op Klanten & Dossiers.
3. Of vanaf Deadlines & Overzicht: knop Naar Klanten & Dossiers.

Nieuw dossier aanmaken

1. Klik op Nieuwe klant / dossier.
2. Vul minimaal de klantnaam in. Optioneel: sector, boekhoudbron, notitie en (indien van toepassing) klant-e-mail voor het portaal.
3. Klik op Opslaan. Het dossier komt in uw kantoor-workspace te staan.

Werken met een dossier

• Open Dashboard: zoomt in op de dataruimte van die ondernemer (dossiercontext).
• Bewerken: pas naam, sector, bron, Wwft-velden (UBO/PEP/risico) of notities aan.
• Medewerkers toewijzen: koppel wie op het dossier werkt (afhankelijk van rechten).
• In Workflow & Taken kunt u taken aan dossiers koppelen; het tabblad Dossierstatus toont voortgang per klant en medewerker.

Klantdossier ≠ kantoor-entiteit

Facturatie en specificatie

• Stripe-factuur: toont aantallen (bijv. Klantdossier × 75), niet de klantnamen.
• Specificatie: onder Licentie & Tarieven downloadt u per maand CSV/PDF met klantnamen en periode.
• Verwijderen: het dossier verdwijnt uit de actieve lijst en telt niet meer mee voor Stripe; voor eerdere maanden kan het in de specificatie zichtbaar blijven.
• Tussentijdse wijzigingen worden doorgaans pro rata verwerkt tot de volgende factureringsperiode.